关于进一步加强机关公文规范管理的意见
时间：2010-07-12 00:00:00 浏览次数：0
甘肃煤田地质局
关于进一步加强机关公文规范管理的意见
为了进一步加强局机关公文规范化、制度化管理，提高办文效率，充分发挥公文效用，依照中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》以及省委办公厅、省政府办公厅《关于机关公文处理暂行规定》，结合我局工作实际，特提出如下意见：
一、提高思想认识，切实增强做好公文管理的责任感和紧迫性
公文作为一种特定文体，是传达党的路线方针政策，发布决策，部署工作和通报情况的重要载体，涉及党和国家许多重要秘密，具有很强的政治性、法规性、机要性和实用性，在党和国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。办好、管好、用好公文，确保文件安全高效运行，是各级党政机关和事业单位机关的根本要求。近年来，随着我局经济社会的快速发展，各项改革不断深化，领导方法不断改进，决策进程进一步加快，对公文运行质量和效率提出了更新更高的要求。对此，局党政班子高度重视文件管理工作，局各队、所、院认真执行有关规定，切实加强保密管理，使公文处理工作逐步走上了规范化、制度化、科学化轨道，公文运行质量有了较大的提高。但在公文运行中也还存在一些突出问题：一是文件管理保密安全措施不健全。个别单位没有配备文件保险柜，使部分文件特别是重要文件长期存放在木质柜或办公桌抽屉，存放文件办公室门窗没有防盗设施等，文件管理存在安全隐患。二是缺少专职文件管理人员。部分队、所、院特别是个别野外施工单位，文件管理人员身兼多职，更换频繁，有些甚至是外聘人员。三是文件运行程序不健全、不规范。个别单位收文登记、传阅登记、签字手续不健全，不能随时掌握文件去向，不能按时如期清退归档，甚至造成文件的遗失。四是公文处理不规范，行文格式、字体不符合规定和约定俗成习惯，文件分发随意扩大范围，文件保存只有纸质文档而无电子文档。这些问题，如不能及时有效解决，不仅影响机关服务水平和办文质量，也在一定程度上影响对外形象，而且一旦出现文件特别涉密文件丢失和泄密，后果是非常严重的。因此，各队、所、院和局机关各处室要从思想上引起高度重视，切实加强公文处理和文件管理工作，努力提高公文的运行质量和效率，确保党政文件安全，为推动我局经济社会又好又快发展提供及时有效的服务和保障。
二、健全制度，严格公文运行管理程序
为使党政机关公文管理工作更加科学化、制度化、规范化，局属各单位、局机关各处室应遵循下列公文运行程序：
（一）公文格式
１、上行文格式
（1）文件尺寸要求:公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm；公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm；地脚（下白边）为：35 mm±1mm；订口（左白边）为：28 mm±1mm；翻口（右白边）为：26 mm±1mm；文件版心尺寸为225mm×156mm（长×宽）；统一行间距为固定值28磅，统一字符间距为紧缩0.1磅。
（2）各队、所、院报告、请示工作，公文版头格式为“甘肃煤田地质局××队（所、院）（××）”或“中共甘肃煤田地质局××队（所、院）委员会（××）”。公文版头中不能有“文件”二字。
（3）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范简称；党政联合行文，党委应排列在前。
（4）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。党政联合行文只标明党委发文字号，一般不用两个发文字号。函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。
（5）上报公文在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。
（6）公文标题应标明发文机关名称，准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，如“甘肃煤田地质局××队关于××××的通知”。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（7）主送机关指公文的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称。主送机关在标题下空1行，左侧顶格标识，回行时仍居顶格；决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。
（8）公文正文是公文的主体，用来表述公文的内容。在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。
（9）公文如有附件，于发文机关署名之前注明附件名称，也可在正文中涉及附件内容处标注“（见附件）”或“（附后）”。附件与主件应一起装订。批转的下级机关公文和转发的上级、同级机关的公文，不属公文附件，在批转、转发“通知”之后另页排印，不加附件标注。
（10）成文日期以负责人签发的日期为准，经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；电报以发出日期为准；联合行文以最后签发人的签发日期为准。
（11）除无主送机关的公文、会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖印章。联合上报的公文，分别加盖主办机关印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，用印位置居成文日期中间偏上，以上不压正文、下略压成文日期为宜。用印要端正、居中、清晰。当公文排版后所剩空白处不能容纳印章时，应调整行距、字距，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。
（12）公文结构层次序数，第一层为“一”，相应标题字体为黑体；第二层为“（一）”，相应标题字体为宋体加粗；第三层为“
（13）公文中应当使用国家法定计量单位。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（14）报送的公文应按有关要求和《公文主题词表》，准确标注公文主题词，《公文主题词表》中未涉及的词，根据公文内容拟定，后加Δ。
（15）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词下1行，左右各空1字。
（16）印制版记在抄送机关下1行（无抄送机关在主题词之下），由公文印发（翻印）机关名称、印发（翻印）日期和印制（翻印）份数组成。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。底线下面右侧加圆括号注明份数。
２、下行文格式
（1）局机关及各队、所、院机关或党委下行文，公文版头格式为“甘肃煤田地质局文件”或“中共甘肃煤田地质局××队委员会文件”。
（2）同时适用上行文格式1、2、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16条。
（3）联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。联合下发的公文，发文机关都应加盖公章。
（4）按照有关规定，需要标明公文密级和紧急程度的，应分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”字样和“特急”、“加急”、“紧急”字样。
（二）公文用字
公文用字从左至右横写、横排。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识，字号（高*宽）应小于22*
发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字。其中年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。下行文发文字号在红色反线之上
（三）公文行文规则
１、各队、院、所应以隶属关系和职权范围行文，不得越级向上级机关请示和报告；因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送局机关。
２、属于行政、党委职权范围以内的工作，以行政、党委名义报送局行政、党委；需要相关单位阅知的，可以抄送。主送单位应明确，不得同时主报两个单位。单位内设机构不得对外正式行文。
３、要求局机关批复的公文，应当用“请示”上报；向局机关报告工作及有关情况，应当用“报告”上报。在非请示公文中不得夹带请示事项。请示、报告，要求一文一事，一个请示内不能请示多项内容。
４、除局党政负责人直接交办的事项外，不得以队、所、院名义向局机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。不相隶属机关之间互相行文，一般用“函”，用于商洽工作、询问和答复问题、审批事项等。对需要周知或共同执行的事项，也可以使用“通告”、“通知”、“通报”、“意见”等。
５、凡以我局名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办处室拟稿，经处室负责人、分管领导初审、核稿后，送局分管领导签发。重要文件需由分管领导审核，主要领导签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号，由拟稿处室负责校对无误后交办公室排版、印刷、盖章，并由办公室文印人员留存电子文档。上行文由办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿处室装订、分发。
６、主送局机关的报告、请示、抄报件一律报送2份，直接报送局机关办公室处理，一般不送领导个人。
７、向局机关报送简报、信息应注明分送范围和份数，不得在简报、信息上标注领导姓名。
８、今后凡报送局机关的公文，一律按照以上行文规范上报，不符合规范的退回原呈报单位。
（四）文件配发、阅读、传阅和翻印
1、凡隶属本局的正县级单位按文件范围配发党政文件。任何人不得私自留存、销毁党政文件，未经批准文件不得擅自携带外出。
2、文件的阅读级限和传达范围，应严格按文件范围要求执行，不得随意扩大或缩小。
3、所有发至我局的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的公文)，局办公室文件管理人员要严格履行文件统一签收、登记、编号和保密制度，严格按文件规定的程序办理，做到交接清楚、手续健全、责任分明、有据可查，防止和杜绝粗登、漏登、错登现象发生。
４、文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送局领导批示或交有关处室阅办。需要办理的公文，经请示局领导后交经办人签收，如果找不到相关人员，可及时电话联系，如属重要文件，应定期收回，要按规定上报、清退。传阅的文件，交给有关领导或处室人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。保密文件一律由办公室专人传送。
５、对急办件应按先办后阅、办理与传阅同时进行的原则，由办公室应立即将文件送交局领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务处室或人员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办工作。
６、凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。
（五）保密文件收发管理
１、保密文件、保密资料统一由本保密员收发、传递、清退和销毁，并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。
２、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送局领导审批后印发。
３、保密文件、保密资料要严格按阅文范围进行，不得随意扩大，必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围；不准擅自复印保密文件，不得将文件带出办公室；确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。
４、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。
５、借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。
６、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
７、销毁保密文件、保密资料时，必须登记造册，经主管领导批准，在指定的地点处理，严禁将文件出卖给废品收购站。
（六）文件的保存与清理清退
1、对每一号文件必需将两份文件原件及文件发放记录按照文件编号顺序由办公室文档人员完整保存。
２、对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。
３、凡由局机关转发的中央、中央办公厅文件、《中办通报》、《中办厅字》，省委文件、省委办公厅文件，省委、省政府办公厅《工作通报》，局党政下发的挂密级文件，一律清理清退。
三、强化措施，切实加强对文件的管理
加强文件管理，是党政办公部室一项极其重要的工作。各单位办公部室一定要认真执行党政公文管理的各项规定，狠抓各项措施的落实，切实提高公文的运行质量和效率。
（一）加强文档人员的管理。各单位必须指定专人负责管理党政文件，文件管理人员要选择政治上可靠、责任性强、工作认真细致、熟悉文件管理的党员干部担任。为进一步加强文件管理人员的管理工作，全局各单位办公室的文件管理人员每年都要填写《文件管理人员情况登记表》，报局办公室备案，由局办公室定期组织培训，不断提高文档人员的综合业务素质。文件管理人员因工作需要变换时，应及时向局办公室报送变换人员情况。
（二）加强文件的安全管理。凡配发党政文件的单位，必须配备存放文件的铁皮保险柜或专门的保密柜，存放文件的办公室要安装防盗门和防盗窗。
（三）严格保密纪律。要加强对文档人员经常性的保密教育，做到警钟常鸣。严格执行文件管理的各项规章制度和保密纪律，做到制度落实，纪律严格，责任到人。
（四）加强督促检查。局办公室每年对各单位的文件管理工作进行一次检查，对不符合管理要求的单位或出现重大漏洞和失误的，将视具体情况在全局范围内进行通报。
二○○九年二月九日
